Umsetzungshilfen zum Business Process Reengineering

[07.08.2009]

Die Erreichung einer effizienten Prozessbearbeitung ist derzeit eines der obersten Ziele für Kreditinstitute. Neben der Erstellung eines Konzeptes zur Prozessoptimierung stellt die Umsetzung neuer Geschäftsprozesse bei den Banken eine besondere Herausforderung dar. Aus diesem Grund können Umsetzungshilfen zum Business Process Reengineering die Bereitschaft zur Einführung neuer Prozesse erhöhen und die Einführung somit beschleunigen.

Um einen strukturierten Ablauf der Umsetzung zu erhalten empfiehlt es sich, die Umsetzung der Referenzabläufe in drei Phasen durchzuführen. Die Phasen unterteilen sich in eine Vorbereitungsphase, eine Implementierungsphase und eine Schulungsphase.

Im ersten Modul erfolgen die Ermittlung der strategischen Ausrichtung der Bank sowie die Festlegung von prozessspezifischen Rahmenbedingungen. Ziel ist die Definition eines Gestaltungsrahmens, innerhalb dessen die bankspezifischen Anpassungen der Referenzprozesse möglich sind. Es werden grundsätzliche Kenngrößen festgelegt, die in den weiteren Workshops zu beachten sind und die die Rahmenbedingungen der neuen Prozesse darstellen.

Das zweite Modul beinhaltet die umfangreiche Implementierung der Referenzabläufe. In Workshops, in denen als Pilotteam sowohl Berater als auch Mitarbeiter aus der Marktfolge, der Organisation und der Revision beteiligt waren, erfolgt in Zusammenarbeit mit Mitarbeitern des TCW die detaillierte Vorstellung und Diskussion der Referenzprozesse sowie deren Anpassung auf bankindividuelle Gegebenheiten. Die Beteiligung von Mitarbeitern der Softwarehersteller des jeweiligen Kreditinstituts in den Umsetzungsworkshops ermöglicht es, IT-Fragestellungen direkt zu erörtern und gegebenenfalls Anpassungen im Rahmen der IT-Unterstützung zu den einzelnen Prozessen vorzunehmen. Der neue Prozess kann so bereits von Anfang an umfangreich durch die IT geführt werden. Wichtig ist im Rahmen der Workshops, die Philosophie der Prozessoptimierung beizubehalten um weiterhin prüfungsrechtlich abgesicherte und effiziente Prozesse einzuführen. Anhand von Testfällen aus der Praxis zu den jeweiligen Referenzabläufen kann bereits im Workshop die Paxistauglichkeit der neuen Abläufe abgesichert werden. Zur Implementierung der Referenzprozesse erfolgte die detaillierte Definition von Maßnahmen, welche zur sukzessiven, operativen Umsetzung der Prozesse in der Bank erfüllt werden müssen. Der erste Einsatz der neuen Prozesse erfolgt im Rahmen einer Pilotierungsphase. Hier sind insbesondere die Mitarbeiter, die bereits bei der Entwicklung der Prozesse mitwirkten, beteiligt und können die neuen Prozesse in der Praxis erproben. Das Testen der Prozesse in der Praxis dient der Überprüfung der Effizienz der neuen Abläufe. Weiterhin können noch kleinere Anpassungen vorgenommen werden.

Die Sicherstellung der nachhaltigen Umsetzung sowie die nachhaltige Erschließung der Effizienzpotenziale ist ein wesentliches Ziel der Implementierung. Die Weitergabe des im Workshop erarbeiteten Wissens erfolgt im dritten Modul. Im Rahmen des Wissenstransfers werden ein spezifischer Einführungsleitfaden und ein detailliertes Schulungskonzept erarbeitet. Dies beinhaltet die bankspezifische Entwicklung von Schulungsunterlagen und einen entsprechenden Schulungsplan sowie die Durchführung von Schulungen der Mitarbeiter, die den definierten Prozess in der Praxis anwenden.

Beratungsprodukte

• 5-Tage-Audit
• Best-Practice-Check Einkauf
• Funktions- und Leistungsanalyse
• Personalbenchmarking

Relevante Seminare

• Intensiv-Seminar: Schnell lernende Unternehmen - Quantensprünge im Wettbewerb

Weiterführende Literatur

• Finanzdienstleister
  Leitfaden zur Implementierung schlanker Prozesse und Strukturen
• Gegenseitige Auditierung
  Selbstcontrolling und Lerntransfer für Unternehmen, Zulieferanten und Vertriebsorganisationen
• Quality Gate Konzept
  Leitfaden zur Ausgestaltung eines prozessorientierten Qualitätscontrollings
• Planung von Geschäftsprozessinnovationen

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