Vom Komponenten- zum Anlagenbauer – Herausforderungen für die Auftragsabwicklung

[04.06.2007]

Der Wandel in Unternehmen vom Komponenten- zum Anlangen- bzw. Systemfertiger beeinflusst in vielen Bereichen die Unternehmensabläufe und Prozesse. Gerade für die Auftragsabwicklungsprozesse ergeben sich eine Vielzahl von neuen Anforderungen aus der Tatsache, dass neben mehr oder minder standardisierten Einzelprodukten zunehmend komplexe Anlagen und Systeme abgewickelt werden müssen.

Bereits bei der Angebotsbearbeitung kommen traditionelle Vertriebsinstrumente wie Preiskataloge und Konfigurationslisten an ihre Grenzen und es ist zu hinterfragen welche Hilfsmittel den Vertriebsmitarbeiter beim direkten Kundenkontakt unterstützen können. Insbesondere bei der Konfigurationsunterstützung für verschiedene Produktlinien bzw. Anwendungsbereiche ist hierbei der Spagat zwischen einem alles umfassenden aber sehr aufwändig zu bedienenden Verkaufstool und der Verwendung produktlinienspezifischer Einzeltools zu schließen. Wesentlicher Erfolgsfaktor für eine möglichst reibungslose Auftragsabwicklung ist die bestmögliche Klärung des Auftrags mit dem Kunden. Dieser Prozess sollte z.B. durch Check- und Spezifikationslisten unterstützt werden. Nach Auftragseingang im Unternehmen müssen die spezifischen Anforderungen des Kunden möglichst frühzeitig an die weiteren an der Auftragsabwicklung beteiligten Stellen weitergegeben und offene Fragen geklärt werden. Während beim reinen Maschinenbauer die Abwicklung des Auftrags zumeist innerhalb der Produktion abläuft, sind bei Anlagenaufträgen oftmals viele Einheiten/Stellen beteiligt - von der Produktion der Anlagenkomponenten, dem Anlagenbau (extern und/oder intern), dem Zukauf von Anlagenkomponenten bis zur Steuerungstechnik. Daher bietet es sich an, insbesondere bei Aufträgen mit einer hohen Singularität, die Auftragsübergabe im Rahmen eines Klärungsgesprächs durchzuführen. Je nach Komplexität und Auftragsumfang sind zu diesem Termin alle an der Abwicklung beteiligten Stellen vom Vertrieb über die kaufmännische und technische Abwicklung, dem Einkauf bis hin zum Anlagenbau und der Konstruktion einzuladen. Die Erfahrung der Praxis zeigt, dass die in diesem Auftragsstadium zur möglichst vollständigen Klärung investierte Zeit den späteren Klärungs- und Abstimmungsaufwand um ein Vielfaches reduziert.

Daneben ergeben sich bei Anlagenaufträgen spezielle Anforderungen an die Strukturierung des Auftrags hinsichtlich der Abwicklung mit den betrieblichen Softwaresystemen. Als Herausforderung stellt sich oftmals die terminliche Koordination und Verfolgung des Gesamtauftrags dar, insbesondere bei Auftragsänderungen und Terminverschiebungen. Langjährig gewachsene ERP-Lösungen eines klassischen Maschinenbauunternehmens kommen hierbei an die Grenzen und sind bezüglich der neuen Anforderungen zu erweitern. Beim Übergang vom Maschinen- zum Anlagenbauer zeigt sich in diesem Zusammenhang ferner, dass durch die zumeist größere Varianz der Anlagenkomponenten hinsichtlich der Beschaffung von Zukaufteilen neben systemgeführten Teilen verstärkt kundenindividuelle und nicht systemgeführte Teile an Bedeutung gewinnen. Dies führt zu komplexeren Beschaffungsprozessen von der Auslösung von Bedarfen und deren Bestellung bis hin zum Termin- und Mahnwesen.

Zusammenfassend lässt sich feststellen, dass der wesentliche Erfolgsfaktor beim Übergang vom Maschinen- zum Anlagenbauer in dem optimalen Informationsfluss liegt. Vom Kunden über den Vertrieb zu der internen Auftragsabwicklung über die Produktion und dem Anlagenbau bis zur Übergabe der Anlage an den Kunden ist dieser durch geeignete Softwaresysteme und die frühzeitige Abstimmungen der Beteiligten zu gewährleisten.

Literatur:

• Prozess-Benchmarking
  Leitfaden zur Erreichung von Quantensprüngen in Geschäftsprozessen
  ISBN: 3-929918-43-9
• Prozessklinik
  Leitfaden zu Wertgestaltung und Benchmarking von Geschäftsprozessen
  ISBN: 3-931511-98-7
• Auftragsabwicklungsprozess
  Leitfaden für eine kundenorientierte Neuausrichtung und Kundenbindung
  ISBN: 3-929918-86-2
• Supply Chain Management
  Optimierung der Wertschöpfungskette
  ISBN: 3-934155-13-8
• Geschäftsprozessorganisation
  Konzepte und Fallstudien
  ISBN: 3-931511-05-7

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